Read this privacy statement in English.
1. Waarom deze Privacyverklaring?
Uw privacy is heel erg belangrijk voor ons. Deze Privacyverklaring is gemaakt om u (hierna ook: ‘U’ of ‘Uw’) te informeren over hoe we omgaan met Uw persoonlijke gegevens, zijnde alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (hierna “Persoonsgegevens’’) en hoe U controle over deze gegevens kan uitvoeren. Lees deze Privacyverklaring aandachtig door, aangezien deze Uw rechten en plichten ten opzichte van MediPortal (hierna ook: ‘Wij’) bevat.
2. Wie verwerkt uw Persoonsgegevens?
De verantwoordelijke voor de verwerking van Uw Persoonsgegevens tijdens het gebruik van de Diensten (zoals hierna gedefinieerd) is MediPortal, een BV naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te Molenbergstraat 94A, 2840 Rumst, ingeschreven bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen, onder ondernemingsnummer 0895.068.191.
Echter, wanneer Uw Persoonsgegevens verwerkt worden door zorgverstrekkers met gebruik van onze Producten, treden deze zorgverstrekkers op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van Uw Persoonsgegevens. MediPortal zal desgevallend optreden als verwerker.
Het verzamelen en verwerken van Persoonsgegevens is onderworpen aan strikte voorwaarden. MediPortal handelt steeds in overeenstemming met de “Privacy Wetgeving”, zijnde:
- De Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens (‘GDPR’);
- De Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens; en
- Andere toepasselijke bijzondere wetsbepalingen inzake gegevensbescherming.
3. Waarop heeft deze Privacyverklaring betrekking?
Deze Privacyverklaring is specifiek van toepassing op hoe Wij omgaan met Uw Persoonsgegevens in het kader van onze “Diensten’’, te weten:
- de dienstverlening gerelateerd aan het gebruik van www.mediportal.be (hierna “Website’’);
- Het gebruik van de Mediris oplossingen van MediPortal (zijnde Mediris Wachtpost, Mediris Specialist, Mediris Multi, Mediris eFact, Mediris eAttest, Mediris Recipe, Mediring en Mediris Agenda) (hierna “Producten”)
- Sollicitanten, leveranciers, prospecten, professionele partners, en/of andere personen die met ons contact opnemen.
4. Welke Persoonsgegevens verzamelen Wij?
U kunt ons Uw Persoonsgegevens verstrekken in het kader van de volgende activiteiten, voor de overeenkomstige doeleinden en op basis van de vermelde redenen. Het verstrekken van bepaalde Persoonsgegevens is soms een voorwaarde om te kunnen genieten van bepaalde diensten van MediPortal.
Uw sollicitatiegegevens (categorie 1)
U kan Uw contactgegevens, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer met ons delen, alsmede uw CV, motivatiebrief, andere details en (eventueel) Uw foto, door het solliciteren bij MediPortal.
Uw professionele contactgegevens (categorie 2)
U kan Uw professionele contactgegevens, zoals (bedrijfs)naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummers, Riziv-nummer, KBO-nummer en facturatiegegevens met ons delen door het contacteren van MediPortal via het contactformulier op de Website, e-mail of enig ander comunicatiemiddel; door het aanvragen van een proefperiode op de Website; en/of door het doen van zaken met MediPortal als professionele partner of leverancier.
Uw communicaties met betrekking tot onze Website (categorie 3)
U kan informatie betreffende de communicatie en de inhoud van de communicatie die U had met MediPortal met ons delen door het contacteren van MediPortal via het contactformulier op de Website, e-mail of enig ander comunicatiemiddel; door het aanvragen van een proefperiode op de Website; en/of door het doen van zaken met MediPortal als professionele partner of leverancier.
Uw gebruik van onze Website (categorie 4)
Wij kunnen Uw Persoonsgegevens ook bekomen door het plaatsen van cookies op de Website (zie ons Cookiebeleid).
Uw gebruik van onze Producten (categorie 5)
Wij kunnen Uw Persoonsgegevens verwerken in kader van onze dienstverlening wanneer U gebruik maakt van onze Producten (zoals accountgegevens en gebruiksgegevens). Welke Persoonsgegevens Wij verwerken zal afhankelijk zijn van de Producten die U gebruikt.
Wij kunnen in opdracht van Uw zorgverstrekker tevens volgende gegevens verwerken bij gebruik van de Producten: naam, geboortedatum, adres, taal, geregistreerde patiëntencontacten, zorgrelatie, reden voor behandeling, medische voorgeschiedenis (risicofactoren, medicatie, enz.), medische correspondentie (rapporten, labuitslagen, enz.) en prestatiecodes. Optioneel, indien Uw zorgverstrekker dit verkiest, zullen ook volgende Persoonsgegevens worden verwerkt: nationaal registratienummer, verzekeringsgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, foto ter identificatie van de patiënt, identificatie- en contactgegevens van de huisarts en fotomateriaal.
5. Met welk doel worden Uw Persoonsgegevens gebruikt?
Wij verzamelen en verwerken Uw Persoonsgegevens in de eerste plaats om U optimaal onze Diensten te kunnen aanbieden.
Dat gezegd zijnde, gebruiken we uw Persoonsgegevens daarnaast enkel voor de volgende doeleinden:
Algemene doeleinden
Voor gegevens uit categorie 1
Uw sollicitatiegegevens worden verwerkt om Uw sollicitatie te evalueren en voor het hanteren en optimaliseren van een aanwervingsbeleid. Daarvoor baseren Wij ons op Uw toestemming.
Voor gegevens uit categorie 2
Wij verwerken Uw contactgevens Om U op eenvoudige wijze te contacteren of in kennis te stellen, of door U gecontacteerd te worden. Eveneens om in de mogelijkheid te verkeren Uw communicatie naar ons toe op te volgen – dit alles overeenkomstig de uitvoering van de overeenkomst die U heeft aangevraagd. Daarnaast worden Uw professionele gegevens verzameld en verwerkt met het oog op de uitvoering of het sluiten van de overeenkomst of het onderhouden van de professionele relatie tussen U en MediPortal.
Wanneer U zich inschrijft op de MediPortal nieuwsbrief via de Website, zullen wij Uw e-mailadres gebruiken voor het versturen van deze nieuwsbrief. U kan zich daarvoor te allen tijde opnieuw uitschrijven.
Voor gegevens uit categorie 3
Wij verwerken deze gegevens om U op eenvoudige wijze te contacteren of in kennis te stellen, of door U gecontacteerd te worden. Eveneens om in de mogelijkheid te verkeren Uw communicatie naar ons toe op te volgen – dit alles overeenkomstig de uitvoering van de overeenkomst die U heeft aangevraagd. Inhoud van professionele communicatie wordt eveneens verzameld en verwerkt met het oog op de uitvoering of het sluiten van de overeenkomst of het onderhouden van de professionele relatie tussen U en MediPortal.
Voor gegevens uit categorie 4
Wij verwerken deze gegevens voor het behoud van de veiligheid van de Website en om deze te verbeteren, alsmede voor het creëren van statistieken die gebaseerd zijn op een “rechtmatig belang’’ van MediPortal om de Diensten te verbeteren. Met betrekking tot het gebruik van niet-essentiële cookies, zullen wij uw data enkel verwerken op basis van uw toestemming gegeven door middel van Uw cookie-instellingen.
Voor gegevens uit categorie 5
Wij verwerken Uw Persoonsgegevens om onze Producten aan U aan te bieden en de dienstverlening van zorgverstrekkers te optimaliseren. Wij kunnen Uw Persoonsgegevens (e.g. IP adres) ook gebruiken om onze Producten te verbeteren, bijvoorbeeld door het gebruik van heatmaps om Uw gebruik van en interactie met onze Producten vast te leggen.
Directe marketing
Uw Persoonsgegevens zullen enkel gebruikt worden voor directe marketingdoeleinden, indien U hiermee uitdrukkelijk en voorafgaandelijk instemt. (“opt-in’’) In het geval U Uw toestemming heeft gegeven en U toegevoegd werd aan de directe mailinglijst van MediPortal, mag MediPortal uw Persoonsgegevens gebruiken om U marketing materiaal alsmede ander materiaal verbonden aan MediPortal en haar Diensten te sturen.
MediPortal kan eveneens sommige van Uw Persoonsgegevens doorgeven aan haar partners voor directe marketingdoeleinden betreffende MediPortal en haar Diensten.
Deze toestemming kan op elk ogenblik worden ingetrokken, gratis en zonder motivering, door te klikken op de opzegknop op het einde van elke promotionele e-mail.
6. Met wie delen we Uw Persoonsgegevens?
Wij doen beroep op derden voor het uitvoeren en mogelijk maken van onze Diensten. Voorbeelden van deze leveranciers en serviceproviders zijn onder andere eHealthBox en entiteiten die webhostingservices leveren of helpen om de competenties van onze Diensten te verbeteren.
Wij zullen Uw Persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behoudens de gevallen voorzien in deze Privacyverklaring, of wanneer U Uw uitdrukkelijke en voorafgaande toestemming hiervoor heeft gegeven.
Wij hebben alle wettelijke en technische voorzorgen genomen om niet-toegestane toegang en gebruik te verhinderen.
Hiertoe garanderen Wij een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Privacyverklaring.
In het geval van gehele of gedeeltelijke reorganisatie of overdracht van MediPortal’s activiteiten waarbij MediPortal haar activiteiten reorganiseert, transfereert, overdraagt of in het geval MediPortal in faling zou worden verklaard, kunnen Uw Persoonsgegevens aan nieuwe entiteiten of derden worden overgedragen. Wij zullen U op voorhand inlichten over het feit dat MediPortal Uw Persoonsgegevens aan een derde overmaakt.
In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij Uw Persoonsgegevens als gevolg van een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. Wij zullen in redelijkheid pogen U op voorhand hierover te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.
7. Hoe lang bewaren Wij Uw Persoonsgegevens?
Uw Persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor de periode waartoe Wij wettelijk verplicht zijn dit te doen of voor zo lang dit essentieel is voor de doeleinden van de verwerking of voor de contractuele relatie tussen U en MediPortal.
Indien MediPortal niet meer in staat zou zijn Uw data bij te houden, zullen deze U per elektronische en in gewoonlijk gebruikt formaat worden opgestuurd. Indien U Uw recht op verwijdering niet toepast, zullen Uw Persoonsgegevens voor de volgende perioden bewaard worden:
Retention period Category 1
Sollicitatiegegevens van niet-aangeworven kandidaten worden niet langer dan 1 jaar na het laatste kwalitatieve contact met de sollicitant bewaard.
Bewaartermijn Categorie 2
Uw contactgegevens worden niet langer dan 10 jaar na het einde van de professionele relatie tussen U en MediPortal bewaard.
Bewaartermijn Categorie 3
Uw communicaties met betrekking tot onze Diensten worden niet langer dan 10 jaar na het einde van de professionele relatie tussen U en MediPortal bewaard.
Bewaartermijn Categorie 4
De bewaartermijn van uw gebruik van onze Diensten verschilt naargelang de toepasselijke Cookie. Voor meer informatie verwijzen wij naar ons Cookiebeleid.
Bewaartermijn Categorie 5
Uw persoonsgegevens worden bewaard (i) voor de duurtijd van Uw gebruik van onze Producten of langer indien vereist op basis van wettelijke of reglementaire bewaringstermijnen of (ii) wanneer Uw Persoonsgegevens verwerkt worden door zorgverstrekkers met gebruik van onze Producten, voor de duurtijd van de zorgrelatie of langer indien vereist op basis van wettelijke of reglementaire bewaringstermijnen.
8. Welke rechten heeft U?
8.1 Recht van toegang en inzage
U heeft het recht om op elk moment kennis te nemen van Uw Persoonsgegevens en het gebruik dat wij van Uw Persoonsgegevens maken.
8.2 Recht van verbetering, verwijdering en beperking
U bent vrij om bepaalde Persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons.
U heeft steeds het recht om ons te verzoeken uw Persoonsgegevens aan te passen. Uw Account gegevens kunt U daarnaast op ieder ogenblik zelf wijzigen.
U kunt eveneens verzoeken dat de verwerking van Uw Persoonsgegevens wordt beperkt, indien U denkt dat Uw gegevens onnauwkeurig zijn en U ons hieromtrent vervolgens in kennis stelt.
Bijkomend heeft U het recht om MediPortal te verzoeken Uw gegevens te verwijderen voor zover wij niet in de mogelijkheid verkeren deze anoniem te maken. Wel kan het zijn dat indien U weigert bepaalde Persoonsgegevens mee te delen, of indien U ons vraagt ze te verwijderen, wij onze Diensten niet meer op een optimale wijze kunnen aanbieden.
8.3 Recht van verzet
U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van Uw Persoonsgegevens wanneer U ernstige en rechtmatige redenen heeft om dit te doen.
U heeft eveneens het recht van verzet tegen het gebruik van Uw Persoonsgegevens voor directe marketingdoeleinden. In dit geval zal geen specifieke motivering worden verzocht.
8.4 Recht van vrije gegevensoverdracht
U beschikt over het recht om Uw Persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en/of deze aan andere verantwoordelijken over te dragen.
8.5 Recht van intrekking van de toestemming
U beschikt over het recht om Uw voorafgaande toestemming voor het verwerken van Uw Persoonsgegevens in te trekken.
8.6 Geautomatiseerde beslissingen en profilering
U heeft het recht ons te verzoeken niet het voorwerp uit te maken van een beslissing gestoeld enkel op een geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering, die wettelijke gevolgen teweegbrengen die betrekking op U hebben of een aanzienlijke invloed op U hebben.
8.7 Uitoefening van uw rechten:
U kunt Uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen, , via e-mail naar privacy@mediportal.be
of via de post naar: MediPortal, Molenbergstraat 94A, 2840 Rumst
Indien er redelijke twijfel omtrent uw identiteit bestaat, heeft MediPortal het recht om de voorzijde van uw identiteitskaart op te vragen ter identificatie alvorens uw vraag of verzoek te kunnen beantwoorden. MediPortal erkent echter uitdrukkelijk dat deze niet systematisch de identiteitskaart van de betrokkene in dit kader zal opvragen en dat deze het bewijs enkel gebruikt om vast te stellen of u daadwerkelijk de betrokkene bent waarvan de persoonsgegevens verwerkt worden.
8.8 Recht om klacht in te dienen:
U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35, 1000 Brussel,
Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, Email: contact@apd-gba.be
9. Veiligheid en Vertrouwelijkheid
Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op zowel technisch, administratief en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van Uw Persoonsgegevens te vermijden alsook elke niet toegestane verwerking van deze gegevens. Echter, in het geval dat dit wel zou voorvallen en het Uw Persoonsgegevens zou betreffen, zal MediPortal U informeren omtrent de inbreuk, met inbegrip van een beschrijving van de potentiële impact en een aanbeveling om de mogelijke negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken.
De Website wordt beveiligd op drie niveaus:
- Regelmatige automatische updates dichten eventuele softwarelekken en verbeteren de beveiliging van de Website;
- SSL beveiligt Uw verbinding met de Website zodat Uw Persoonsgegevens niet kunnen worden onderschept door hackers; en
- De firewall filtert alle verkeer naar de Website en voorkomt zo malware en hacking, vergelijkbaar met de virusscanner op Uw pc.
In geen geval kan MediPortal dan ook aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de Persoonsgegevens.
U draagt de aansprakelijkheid voor het behoud van de privacy en veiligheid bij gebriek van de Diensten en/of Website. U alleen bent aansprakelijk voor het gebruik van de Website op Uw apparaten, IP-adres en identificatiegegevens, alsmede voor de vertrouwelijkheid ervan.
10. Update Privacyverklaring
MediPortal is gerechtigd om deze Privacyverklaring te updaten door een nieuwe versie op de Website te plaatsen. Het is in dit kader ten zeerste aangewezen om regelmatig de Website en de betreffende pagina waarop de Privacyverklaring wordt weergegeven, te raadplegen om zeker te zijn dat u kennis hebt van enige wijzigingen. De meest recente versie van de Privacyverklaring is steeds beschikbaar op de Website. Elke update en overeenkomstig het moment van wijziging zal worden gedocumenteerd in de versiegeschiedenis van de Privacy Verklaring.
11. Verwijzingen naar andere websites
De Website kan mogelijks hyperlinks bevatten naar andere websites. Wanneer U één van deze links aanklikt, gaat U mogelijks naar een andere website of internetbron die bewust of via cookies of andere technologieën informatie over U zou kunnen verzamelen. MediPortal draagt geen enkele verantwoordelijkheid, aansprakelijkheid of controlebevoegdheid over deze andere websites of internetbronnen, noch over hun inzameling, gebruik en verspreiding van Uw Persoonsgegevens. U dient zelf het privacy beleid van deze andere websites en internetbronnen na te kijken zodoende te kunnen oordelen of zij in overeenstemming met de Privacy Wetgeving handelen.
12. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Deze Privacyverklaring wordt beheerst door en moet bijgevolg geïnterpreteerd worden in overeenstemming met het Belgisch recht. Alle geschillen die uit of met betrekking tot deze Privacyverklaring mochten ontstaan, worden onderworpen aan de exclusieve jurisdictie van de bevoegde rechtbanken van de zetel van MediPortal.
